7 tips voor het coronaproof organiseren van jouw activiteiten deze zomer

Massa-evenementen mogen in dit stadium nog niet hervatten (cfr.Nationale Veiligheidsraad 24 juni 2020) maar toch kunnen al activiteiten met publiek worden georganiseerd. Wel moet je hiervoor rekening houden met voorwaarden die vastgelegd zijn in protocollen.  Voor we jou enkele tips geven zetten we even alles op een rij:

Capaciteitslimiet

Zo geldt voor alle activiteiten een capaciteitslimiet van:

  • 100 mensen binnen
  • 200 mensen buiten

Een uitzondering om deze limiet te overschrijden kan worden gevraagd voor permanente infrastructuren met een zittend publiek. Permanente structuren zijn o.a.: theaters, bioscopen, tribunes en congreszalen. Maar ook hier moet steeds rekening worden gehouden met  de veiligheidsvoorschriften.

Op de Veiligheidsraad van 27 juli werd beslist de capaciteitslimiet opnieuw te verlagen (100 mensen binnen en 200 buiten). 

Reguliere en éénmalige evenementen

Voor reguliere evenementen die in permanente infrastructuren worden georganiseerd zullen protocollen worden opgesteld met de bevoegde ministers en de experts van de GEES.

Voor éénmalige evenementen in de publieke ruimte  is er een online-instrument beschikbaar: het COVID Event Risk Model. Met dit model kun je inzicht verwerven in het COVID-veiligheidsrisico van jouw event.

Bekijk het COVID Event Risk Model

Wat is het COVID Event Risk Model nu precies?

Het COVID Event Risk Model werd in samenwerking met wetenschappelijke experts, gespecialiseerde onderzoekers en de Alliantie van Belgische Event Federaties ontwikkeld. Met dit model kun je inzicht verwerven in het COVID-veiligheidsrisico van elk event. Dit wordt weergegeven met behulp van een kleurenlabel: groen, oranje, rood.

Dit COVID Event Risk Model wordt begeleid door een COVID Event Risk Model Protocol. Dit protocol doorloopt en verduidelijkt alle vragen van het COVID Event Risk Model. Dit kan jou helpen bij het invullen.

Lokale overheden gebruiken dit model en bijhorend protocol als referentie bij het verlenen van vergunningen.(Sowieso al voor éénmalige events in de publieke ruimte met meer dan 200 personen). Let wel op, het meegekregen veiligheidslabel zegt niets over de beslissing of een event al dan niet kan doorgaan. De finale beslissingsbevoegdheid hierover ligt nog steeds op gemeentelijk/stedelijk niveau.

7 tips voor het coronaproof organiseren van jouw activiteiten

  1. Start de voorbereiding van het event met een risicoanalyse. Hoe ga je het organiseren? Welke risico’s zijn er en wat zijn de oplossingen?
     
  2. Neem het financieel plan onder de loep.
  • Wat zijn de extra kosten door de veiligheidsmaatregelen.
  • Welke onverwachte kosten zijn er door deze unieke situatie?
  • Is er een gewijzigde consumptiegedrag – gaan bezoekers minder naar activiteiten?
  • Wat als je moet annuleren of een alternatief moet uitwerken als de overheid de regels weer verandert?
  • Bekijk de aansprakelijkheid met de verzekeraar en ga op voorhand ten rade bij experts.
     
  1. Blijf de regels rond de maximale fysieke afstand respecteren en schrijf ze neer in een crowd management control plan, waarin ook zaken rond mobiliteit en circulatie, sanitair, etc aan bod komen.
     
  2. Respecteer de regels rond maximale hygiëne, zowel de persoonlijke hygiëne maatregelen (handen wassen, ontsmettende handgels en mondmaskers), als hygiëne in functie van de catering en het sanitair.
     
  3. In functie van de veiligheidscommunicatie is het bijhouden van een database met de contactgegevens van bezoekers en medewerkers essentieel.
     
  4. Stel een corona-coach aan die verantwoordelijk is voor het opvolgen van bovenstaande zaken. Ook is deze persooncontactpersoon bij het medische gebeuren en de contact tracing.
     
  5. Naast het treffen van alle maatregelen is het belangrijk om hier correct over te communiceren. Kies voor duidelijke en eenvoudige communicatie die klantgericht, positief en overzichtelijk is. Dit zowel op voorhand als ter plaatse om het veiligheidsgevoel te garanderen.

Wil je meer weten?

Herbekijk de Westtoer Webinar ‘Coronaproof activiteiten organiseren’.  Deze webinar werd gebracht door twee veiligheidsspecialisten van ToB-Seen.

Herbekijk de Webinar ‘Coronaproof activiteiten organiseren’

Door de coronacrisis kunnen openingsuren en dienstregelingen afwijken. Contacteer bij twijfel best de ondernemer zelf.
Ga je momenteel wat vaker op stap in eigen land? Abonneer je dan op onze nieuwsbrief en ontvang maandelijks leuke tips voor recreatieve uitstappen in West-Vlaanderen!

INSCHRIJVEN NIEUWSBRIEF